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🚀 Der Beleg-Upload: Ihr digitaler Weg zur Steuerkanzlei

Herzlich willkommen! Dieses Modul ist Ihr sicherer, digitaler Briefkasten, um alle relevanten Unterlagen für Ihre Buchhaltung schnell und geordnet an Ihre Steuerkanzlei zu übermitteln.

Hier laden Sie sämtliche Belege hoch, die für die Verbuchung Ihrer Geschäftsvorfälle notwendig sind, darunter:

  • Eingangsrechnungen (Rechnungen, die Sie von Lieferanten erhalten)
  • Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die Sie Ihren Kunden stellen)
  • Kassenbons und Quittungen
  • Kreditkartenabrechnungen / Avis

Stellen Sie sich vor, Sie sortieren Ihre Papierbelege sorgfältig in thematische Ordner. Genau das tun Sie hier – nur eben digital. Der große Vorteil: Nichts geht verloren und Ihre Kanzlei erhält die Belege sofort und vorsortiert zur weiteren Bearbeitung.

💡 Wichtige Regeln für den Upload

Bitte beachten Sie die folgenden Anforderungen, um eine schnelle und korrekte Verarbeitung Ihrer Belege zu gewährleisten:

📄 Dokumentstruktur
  • Pro Dokument nur eine Rechnung: Jede hochgeladene Rechnung muss ein eigenes Dokument (z.B. eine einzelne PDF-Datei) sein.
  • Zusammenfassungen vermeiden: Fassen Sie niemals mehrere Rechnungen in einem einzigen Dokument zusammen.
💾 Elektronische Rechnungen (Original)
  • Direkt-Upload: Laden Sie elektronische Rechnungen (z.B. E-Mail-Anhänge) unverändert im Original direkt aus der ursprünglichen Quelle hoch.
📸 Qualität von Fotos und Scans
  • Fotos (Handy): Achten Sie beim Fotografieren auf ausreichendes Licht, eine gerade Ausrichtung und vermeiden Sie Schatten.
  • Scans (PDF): Verwenden Sie bitte eine PDF-Datei mit einer maximalen Auflösung von 300 DPI.

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Der Upload-Vorgang: Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Hochladen Ihrer Belege ist der zentrale Prozess auf dieser Seite. Wir führen Sie hier detailliert durch die einzelnen Schritte.

Schritt 1: Die richtige Kategorie auswählen

Finden Sie auf der Seite die Überschrift der Kategorie, zu der Ihr Beleg thematisch passt.

Beispiel: Möchten Sie eine erhaltene Rechnung hochladen, wählen Sie den Reiter “Rechnungseingang”.

Schritt 2: Belege zum Hochladen bereitstellen

Sie haben zwei einfache Wege, Ihre auf dem Computer gespeicherten Dateien in die TaxCloud zu bringen:

Möglichkeit A: Per Drag & Drop (Ziehen und Ablegen)

Dies ist der oft schnellste und bequemste Weg.
  1. Öffnen Sie auf Ihrem Computer den Ordner mit Ihren gespeicherten Belegen (z.B. Windows Explorer oder Apple Finder).
  2. Klicken Sie die gewünschte Datei mit der linken Maustaste an, halten Sie die Taste gedrückt und ziehen Sie die Datei in das Upload-Feld der passenden Kategorie in der TaxCloud.
  3. Lassen Sie die Maustaste los. Der Beleg wird zur Übermittlung bereitgestellt und erscheint in der Vorschau.

Möglichkeit B: Über den Button “Dateien auswählen”

Dies ist der klassische Auswahlprozess über Ihr Betriebssystem.
  1. Klicken Sie in der gewünschten Kategorie auf den Button “Dateien auswählen” (oder ggf. “Ordner auswählen”).
  2. Der Dateimanager Ihres Computers öffnet sich.
  3. Navigieren Sie zum Speicherort Ihrer Belege.
  4. Wählen Sie die gewünschte(n) Datei(en) oder den Ordner aus.
  5. Klicken Sie im Dateimanager auf den Button “Öffnen”.
  6. Die ausgewählten Dateien erscheinen in der Vorschau und werden für die Übermittlung bereitgestellt.

Hier ein Beispiel für Ihre ideale Ordnerstruktur:

        • Amazon.pdf
        • Zalando.pdf
        • Steuerberater Kusch.pdf
        • R00010.pdf
        • R00011.pdf
        • R00012.pdf

    • Schritt 3: Alle Belege an die Kanzlei übermitteln

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    Sobald Sie den ersten Beleg hochgeladen haben, sehen Sie rechts eine Übersicht, die Ihnen die Anzahl der bereitstehenden Dokumente (z.B. 6) und deren Größe (z.B. 1,1 MB) anzeigt.

    1. Kontrolle: Prüfen Sie, ob die angezeigte Anzahl der Dokumente korrekt ist.
    2. Übertragung starten: Um die bereitgestellten Dokumente an die Kanzlei zu senden, klicken Sie auf den Button “Dokument hochladen”.
    3. Optionaler Abschluss: Wenn Sie mit diesem Vorgang alle Belege für den aktuellen Buchungszeitraum eingereicht haben, wählen Sie davor zusätzlich “Buchführung fertig hochgeladen” aus. Dies signalisiert der Kanzlei, dass die Bearbeitung beginnen kann.
    4. Bestätigung: Das System bestätigt den erfolgreichen Vorgang anschließend mit einer visuellen Meldung (z.B. fröhlichen Ballons).

    Optionale Funktionen: Belege prüfen und optimieren

    Nach dem Upload bietet die Vorschau noch Bearbeitungsmöglichkeiten, bevor die Daten final gesendet werden:

    • Beleg verschieben: Sie haben die falsche Kategorie gewählt? Halten Sie den Beleg in der Vorschau geklickt und ziehen Sie ihn einfach in die korrekte Kategorie.

    • Belege zusammenfügen: Nutzen Sie die Funktion “Zusammenführen”, um mehrere einzelne Scans, die zu einem Beleg gehören, zu einer einzigen PDF-Datei zu kombinieren.

    • Belege teilen: Nutzen Sie die Funktion “Teilen” (Split), um einen mehrseitigen Scan, der mehrere Belege enthält, in einzelne Dokumente aufzuteilen.

    📂 Historische Uploads: Ihre Sendeprotokolle

    Am unteren Ende der Seite finden Sie den ausklappbaren Bereich “Historische Uploads”. Dieser Bereich dient als Ihr digitales Logbuch. Hier können Sie jederzeit nachsehen, wann Sie welche Belege an die Kanzlei gesendet haben. Das sorgt für maximale Transparenz und Sicherheit.

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